Kymppi-blogi / Joulukuu 2018

10.12.2018 Timo Tammilehto: Uuteen sairaalaan uusilla toimintatavoilla
20.12.2018 Kaisu Anttila: Mitä siellä kehittämisessä oikein puuhataan?
30.12.2018 Vesa-matti Tolonen: Fake News vs. True Stories
 

30.12.2018 Fake News vs. True Stories

Uuden vuoden aattona täyttäessäni 52 vuotta mieleeni tulee Tapio Rautavaaran kertomus – Korttipakka (Tapio Rautavaara - Korttipakka), jossa sotamies joutuu perustelemaan sotatuomarille, miksi korttipakka on hänelle Raamattu, almanakka ja rukouskirja. ”Lainaus Korttipakka tarinasta: Kortteja on 52, yhtä monta kuin on viikkoja vuodessa” myös yhtä monta kuin minulla on vuosia takana.

Tietohallintoa olen johtanut oman korttipakkani avulla, johon yhtenä tärkeänä elementtinä kuuluu tietohallintomalli (Tietohallintomalli | IT Standard for Business), joka kuvaa tietohallinnon tekemisen selkeästi ja kokonaisvaltaisesti. Tietohallintomallin peruselementin, nk. tietohallintomallin ristikon avulla voi muodostaa kokonaiskuvan tietohallinnon johtamisen viidestä pääelementistä, jotka ovat: Toiminnan kehittäminen, Strategia ja hallinto, Hankinta ja toimittajayhteistyö, Kehittäminen ja projektien johtaminen sekä Palvelujen johtaminen.

pdf Tietohallintomalli-ristikko

Vuden vuoden kynnyksellä vuoden viimeistä Kymppi-Blogia kirjoittaessani Rautavaaran korttipakan teksti yhtyy nykypäivään ”Lainaus Korttipakka tarinasta: Olen ollut marssilla melkein koko viikon” – Kulunutta vuotta ja yli 7 vuotista työhistoriaani LSHP:ssä voi rinnastaa pitkään marssiin, joka olisi ollut päämäärätöntä vaellusta ilman korttipakkaani, joka auttaa johtamiseen liittyvässä päätöksenteossa ja sen perustelussa.

Työllistävin ja turhauttavin johtamiseen liittyvä työ liittyy ympärillä tapahtuvasta valeuutisoinnista (Fake News) johtuvien seurauksien käsittelyyn – joko vastineiden tai vahinkojen minimoimisen muodossa. Valeuutisointi lobbauksen metodina on joko tahallista tai tahatonta. Tahatonta se on silloin, kun korttipakka on jäänyt kotiin ja tahallista silloin kun käytössä olevat korttipakan kortit ovat merkittyjä. Oman korttipakkani mukaan virkamiesvalmisteluun ei kuulu valeuutisointi lobbauksen metodina eikä edes lobbaus. Virkamiesvalmistelun tärkein tavoite on oikean ja riittävän tiedon tuottaminen päätöksentekijöille – päätöksentekijä voi olla myös virkamies itse.

Olen saanut kokea myös kehotuksen ”Lainaus Korttipakka tarinasta: Sotamies! Kortit pois!”, kun sopimusneuvotteluissa vastapuoli on usein käyttänyt surutta valeuutisointia ja pyrkinyt lobbaamisen avulla tilanteeseen, jossa estetään korttipakkani käyttö. Kun johtamisen tieteellinen ja eettinen perusta yhdistettynä kokemukseen on riittävän vahva, asioilla on taipumus mennä haluttuun suuntaan perustelujen kera - ”Lainaus Korttipakka tarinasta: Perustelkaa tekonne, Muuten rankaisen teitä kovemmin kuin ketään koskaan

Jokaisen työntekijän ja varsinkin johtajan on kasattava oma korttipakkansa. Tuo korttipakka voi ja todennäköisesti koostuu aika monella meistä samoista elementeistä, joita fiksut organisaatiot kirjoittavat laatukäsikirjan muotoon. Myös tietohallinnossa me työstämme omaa laatukäsikirjaa, joka valmistuu melkoisella varmuudella alkukeväästä 2019. Tieteellisen, eettisen ja kokemusperäisen viitekehyksen (korttipakan) käytön edut voidaan todeta myös lukuina: LSHP:n menobudjetista säästin vuonna 2017 n. 6 milj. € palvelumaksuissa vuositasolla yksittäisessä sopimusneuvottelussa ja meneillään olevassa, vuonna 2018 alkaneessa neuvottelussa, säästö on jo varmuudella yli 2 milj. € palvelumaksuissa vuositasolla. ”Tyhmä ei ole se, joka pyytää vaan se, joka maksaa” – Tietohallinnon työ on ict-palveluiden järjestämistä ja niihin liittyvien kymmenien vuodessa tehtävien sopimusten solmimista. Ilman omaa korttipakkaa tai kumppanin pakalla mutta merkityillä korteilla tuo riski olisi varmaan eskaloitunut jo moneen kertaan ylisuurina kustannuksina ja toimimattomina palveluina.

Kuluneen 7 vuoden aikana eräiden muutoshankkeiden lobbaus on saanut melkein hurmokselliset piirteet – välttämättä kyseessä ei ole valeuutisointi vaan valmistelu, joka pohjautuu tarkoitusperäiseen poliittiseen tahtotilaan, jossa vaihtoehtoja ei haluta enää käsitellä - valmistelua ei voi enää pysäyttää, kun on niin pitkään yritetty päästä tavoitteeseen. Mielestäni toisinaan on syytä pysähtyä edes siksi aikaa, että voidaan arvioida ja päättää kuten missä tahansa muutoksessa: mitä lopetetaan, mitä jatketaan ja mihin etsitään uusi toimintatapa. Esim. paljon parjatussa Sote- valmistelussa on paljoin hyvääkin, kuten kokonaisarkkitehtuuri ja tietohallinnon ja ict-palveluiden järjestämiseen sekä tuottamiseen liittyvä valmistelu.

Valeuutisointia tulemme kuulemaan ja lukemaan tulevanakin vuonna 2019. Omalta osaltani tulen tuomaan edelleenkin esiin oikeaa ja riittävää tietoa tietohallinnon johtamisen perustaksi. Tiedottamisessa ja vaikuttamisessa haasteena tulee myös vuonna 2019 olemaan rajalliset resurssit. Lobbareilla kun tuo resurssi tuntuu olevan rajaton.

LSHP:n Uusi Sairaala -hanke ja siihen liittyvä työ on loistava esimerkki hyvästä virkamiesvalmistelua tukevasta vaikuttamisesta ja onnistuneesta uutisoinnista. Uusi mahdollisuuksien vuosi 2019 on mukava aloittaa, kun tämä sairaalan toiminnalle välttämättömän hankkeen toteutus käynnistyy.

Kimi Räikkösen tokaisu kesken kisan ”Leave me alone – I know what I am doing” on kuskin näkökulma kilpailutapahtumaan ja kaikessa viisaudessaan sen voi siirtää myös omiin työtehtäviin - Me kaikki tarvitsemme toisinaan työrauhan yksittäisen suorituksen läpiviemiseksi. Kokonaistavoitteiden täyttymisen osalta yksilösuorituksetkin rakentuvat yhteen toimivuudelle. ”Let’s work together – we know what we are doing” - periaate antaa tilaa autonomialle. Kun toiminta perustuu oikeaan tietoon ja yhteistyöhön (True Stories), poistuu tarve valeuutisointiin perustuvaan lobbaamiseen.

Onnistumisia vuodelle 2019!

Vesa-Matti Tolonen
Vesa-Matti Tolonen
tietohallintojohtaja

 

- - - - -

20.12.2018 Mitä siellä kehittämisessä oikein puuhataan?

Kun kirjoitusvuoroni läheni, mietin kirjoitukseni aihetta; kirjoitanko haasteellisesta syksystä kehittämispäällikön sijaisena, vai siitä mitä me täällä kehittämisessä oikein teemme. Päädyin jälkimmäiseen aiheeseen koska syksyn aikana minulta on kysytty useampaan otteeseen tästä aiheesta vaikka kehittämispäällikönkin sijaistamisestakin olisi kyllä aihetta riittänyt erilaisine kommelluksineen ja työtehtävien oppimiseen kantapään kautta.

Kehittäminen mielletään useimmiten erilaisiksi projekteiksi tai hankkeiksi. Kehittämisen toimintaa ohjaa sairaanhoitopiirin strategia, painopistealueet ja tuottavuusohjelma. Tavoitteena meillä on tehdä kehittämistä yhdessä sairaalan eri yksiköiden ja henkilökunnan kanssa. Ensimmäistä kertaa vuonna 2019 toiminnan suunnittelussa puhutaan jatkuvasta kehittämisestä eli kaikkea kehittämistoimintaa ei ole hankkeistettu. Jatkuvan kehittämisen alle kuuluvat potilasturvallisuus- ja laatutyö, osaamisen kehittäminen ja koulutustoiminta, digitaalisuuden edistäminen, erilaiset käyttöönotot ja potilaskertomusjärjestelmien pääkäyttäjyydet sekä Hukkahaavi-toiminta ja siihen liittyvät koulutukset.

Olemme mukana myös maakunnallisessa valmistelussa, uuden sairaalan rakentamishankkeessa sekä toimimme erilaisissa kansallisissa verkostoissa. Yksikkömme vastaa myös perusterveydenhuollon yksikön toiminnasta ja sille asetetuista tavoitteista. Kehittämisen palveluihin kuuluvat myös tietosuojavastaavan ja informaatikon palvelut.

Onhan meillä toki myös erilaisia kehittämishankkeita. Tiedolla johtamisen hanke jatkuu edelleen. Tavoitteena on tukea esimiehiä tiedolla johtamisen saralla ja myös kehittää Kaira-portaalin toiminnallisuuksia. Kanta-hankkeessa edistetään Kantaan liittyviä käyttöönottoja ja päivityksiä, esimerkkinä laboratoriovastaukset Kantaan ja UNA-lomakesovelluspalvelu. Rovaniemen kaupungin kanssa meillä on kaksi yhteistä hanketta. Päivystys pirttiin hankkeessa kehitetään yhden ensihoitajan yksikön toimintaa. Rektytointi-hankkeessa tavoitteena on kehittää rekrytointimalli ja -sivusto alkuvaiheessa lääkäreiden rekrytointiin. Jatkossa mallia voidaan käyttää myös muiden henkilöstöryhmien rekrytointiin.

Ensi vuoden aikana on yksi projektisoitu käyttöönotto. Tavoitteena on saada Esko-potilaskertomusjärjestelmänperheen anestesiaosio käyttöön. Eli ennen kesää 2019 pääsemme luopumaan leikkaus- ja anestesiatoiminnassa anestesiakaavakkeista ja siirrymme sähköiseen dokumentointiin. Ajanvarauskeskuksen suunnittelussa ja pilotoinnissa on tarkoitus selvittää onko mahdollista keskittää yksinkertaiset ajanvaraukset tiettyyn toimipisteeseen ja näin vapauttaa poliklinikoiden sairaanhoitajien työaikaa.

Olemme myös mukana kahdessa valtakunnallisessa hankkeessa. Väestörekisterikeskuksen vetämässä Digituki-hankkeessa on tarkoitus muodostaa digitukea tarjoavien verkosto sekä luoda malli millä tavalla kansalaiset ja ammattilaiset saavat tarvittaessa digitukea. Lapin yliopiston Recovery-hankkeessa otetaan käyttöön recovery-toimintamalli asiakkaiden kohtaamisessa sekä kehitetään LSHP:n MiePä-tulosalueen kuntoutusparitoimintaa. STM:n puolelta on tullut velvoite ottaa käyttöön valtakunnallinen Päivystysapu 116 117 numero käyttöön ensi vuoden aikana ja se on myös kehittämisen työlistalla.

Olemme osaltamme tuottavuusohjelman mukaisesti mukana kehittämässä ajanvarauskeskuksen toimintaa, esimiesten valmennusohjelmaa, kirjaamista sekä päivystysalkuisen prosessin kustannuslaskentaa. Esimiesten valmennusohjelmassa koko kehittämisyksikön yhteisenä tavoitteena on se, että tarjoamme konkreettista apua ja tukea esimiehille osaamisemme puitteissa. Valmennusohjelma rakentuu johtamisen vuosikellon mukaan ja siihen liittyy vahvasti kuukausittain esimiesfoorumin ajankohtaiset keskustelut ja opastukset.

Jalkaudumme jo tällä hetkellä yksiköiden esimiesten avuksi. Seuraavaksi muutamia esimerkkejä tästä toiminnasta. Tiedolla johtamisen tiimi tarjoaa apua ja tukea Kaira-portaalin käytössä. Tiimi pitää Kaira pop up-koulutuksia, mutta myös jalkautuvat esimiehen luo opastamaan johtamiseen tarvittavan tiedon hakemisessa. Yksikössämme toimii lean-verkosto, joka koostuu Hukkahaavi-kouluttajista. Verkoston tavoitteena on auttaa ja tukea hukkahaavi-menetelmin yksiköitä erilaisten kehittämistoimenpiteiden eteenpäin viemisessä. Kolmanneksi kehittämisen suunnittelijat ovat olleet käytännön tukena yksiköiden osaamismäärittelyjen tekemisessä sekä opastaneet C&Q-ohjelman käytössä.

Tällä puheenvuorollani haluan tuoda esille sen, että kehittämistoiminta on tiivis osa sairaanhoitopiirin toimintaa. Haluamme olla konkreettisesti auttamassa yksiköitä ja henkilökuntaa pienemmissä ja isommissa kehittämistoimenpiteissä. Jos esimerkiksi tarvitsette apua jossain yksikkönne prosessin kehittämisessä tai HaiPro-ilmoitusten jatkokäsittelyssä, voitte ottaa yhteyttä kehittämisyksikköön.

Hyvää Joulua ja Uutta Vuotta toivottaen
 

Kaisu Anttila
Kaisu Anttila
vs. kehittämispäällikkö

 

* * * * *

10.12.2018 Uuteen sairaalaan uusilla toimintatavoilla

Tästä tulee nyt vähän tavallista pitempi blogikirjoitus. Rohkenen kuitenkin toivoa, että mahdollinen lukija jaksaa kiireistä huolimatta lukea kirjoituksen, sillä asia, josta kirjoitan, on tärkeä ja koskee tavalla tai toisella jokaista sairaanhoitopiirin työntekijää.

Yhtymävaltuusto päätti marraskuun lopulla, että Lapin keskussairaalan laajennusta ryhdytään toteuttamaan päivitettyjen suunnitelmien mukaisesti.

Päätöstä edelsi valtuuston kokouspäivänä saatu sosiaali- ja terveysministeriön myöntämä poikkeuslupa LKS:n päivystyspoliklinikan, päivystysosaston, päivystyskuvantamisen, leikkaussalien, sydänpajan, sairaala-apteekin ja välinehuollon peruskorjaus- ja uudisrakennushankkeeseen.

Laajennushankkeen avulla turvataan ympärivuorokautisen laajan päivystyksen sairaalan toiminta.

Kaksi vuotta sitten yhtymähallitus hyväksyi Inhimillisesti tehokas uusi sairaala -toimintakonseptin eli ITU 2022 -hankkeen, johon laajennussuunnitelma paljolti perustuu. ITU-konseptin tavoitteena on sairaala, joka on samalla kertaa inhimillinen henkilöstön ja potilaiden kannalta mutta myös tehokas ja tuottava. Keskeistä on, että toimintaa kehitetään henkilöstön osaamisen, näkemysten ja osallistumisen avulla.  

Laajennushanke ei merkitse pelkästään uusien ja entistä parempien tilojen rakentamista. Uudet tilat mahdollistavat uudentyyppisen toiminnan. Uuteen sairaalaan ei voida mennä entisillä rakenteilla ja toimintavavoilla. Yhtymävaltuuston laajennuspäätökseen päätökseen sisältyy kohta, jonka mukaan investoinnin myötä toimintaa ja prosesseja kehittämällä kyetään merkittävästi alentamaan toimintakustannuksia ja lisärakentamisesta aiheutuvaa kustannusten kasvua. Nämä olivat hankkeen hyväksymisen edellytyksiä, ja tarkoittavat muun muassa, että laajennushankkeen aikana suunnitellaan ja järjestetään sairaalan nykyisiä toimintoja ja toimintamalleja uudelleen, jotta tilojen käyttö olisi joustavaa ja tarkoituksenmukaista.

Miten uusia toimintamalleja sitten on tarkoitus kehittää? On välttämätöntä, että tulevaisuuden sairaalaan toiminnallisia tarpeita ryhdytään arvioimaan ja suunnittelemaan jo nyt. Sairaala on potilaita varten. Potilaan hoito ja kohtaaminen ja hänen kokemansa laatu muodostuvat eri ammattiryhmien ja henkilöiden yhteistyöstä. Hyvä henkilöstösuunnittelu takaa potilaan hyvän hoidon. Hyvään laatuun päästään, kun työpanos on kohdennettu oikea-aikaisesti oikeaan tehtävään.  

ITU 2022 -hankkeen ohjausryhmä päätti lokakuussa, että laajennushankeen muutoksen ja toiminnan kehittämisen tueksi tarvitaan henkilöstön mitoitussuunnitelma. Ohjausryhmä nimesi työryhmän, jonka tuli marraskuun loppuun mennessä valmistella projektisuunnitelma henkilöstömitoituksen laadintamallista. Työryhmä sai työnsä tehdyksi ja nimesi mitoitussuunnitelmaprojektin Helmiksi. Helmi-projekti on keskeisilta kohdiltaan seuraava.

Projekti käynnistetään, jotta pystytään mahdollisimman hyvin arvioimaan tulevaisuuden sairaalan toiminnalliset tarpeet ja varautumaan tulevaan toiminnalliseen muutokseen. Tavoitteena on tiedostaa riittävän ajoissa muutokset, haasteet ja mahdollisuudet, valmistaa henkilökuntaa työhyvinvoinnista huolehtien kohtaamaan nämä tarpeet ja mahdollisuudet sekä luoda mittarit, joiden avulla seurataan tavoitteiden toteutumista ja kustannuksia.

Suunnitelman mukaan Helmi käynnistyy ensi vuoden alussa nykytilan kartoituksella ja tavoitteiden asettamisella. Nykytila toimii tulevan toiminnan mitoituksen lähtökohtana. Nykytilan kartoituksen tavoitteena on selvittää, mihin työaika nyt menee ja saada näkyväksi myös näkymätön työ. Tässä yhteydessä tarkennetaan pari vuotta sitten tehty hoitohenkilökunnan mitoitus. Nykytilan kartoitus on tarkoitus saada tehdyksi ensi vuoden kesäkuun loppuun mennessä.

Ennen kuin voidaan laskea tulevaisuuden henkilöstötarve, pitää tietysti olla mahdollisimman selvä kuva tulevista muutoksista ja määritellyistä tavoitteista. Laadituissa selvityksissä on tunnistettu jo monia muutostarpeita mm. päivystystoiminnassa, operatiivisessa toiminnassa, kuvantamisessa, mielenterveys- ja päihdepalveluissa, apteekin toiminnassa, välinehuollossa ja tukipalveluissa. Näitä tunnistetaan varmasti lisää, kun henkilöstömitoituksen nykytilanne kartoitetaan.  Kehittämistarpeista laaditaan ehdotukset, jotka työstetään ja projektoidaan tulosalueilla.

Tulevaisuuden henkilöstön mitoittamisessa tulee ennakoida muutosten lisäksi tulevat poistumat, eläköitymiset ja esimerkiksi osatyökykyiset ja laatia suunnitelma siitä, minkälaista ja osaamista ja kuinka paljon inhimillisesti tehokas sairaala ja uusi toimintamalli vaativat. Poistumiin ja toiminnan muutoksiin suhteutettuna arvioidaan rekrytointitarve.

Nykytilan kartoituksen jälkeen aloitetaan mitoituksen laatiminen, työsuunnitelman mukaan kesällä 2019. Tavoitteena on laskea ITU 2022 I-vaiheen henkilöstötarve. Mitoitusta varten tarvitaan paitsi suunnitelmat tulevaisuuden toiminnoista ja prosesseista myös päätökset, joiden mukaan voidaan määrittää laskentaan tarvittavat tiedot, laskentatavat ja aikataulutus. Arviolaskelmassa tulee ottaa huomioon henkilötyövuosien muutos ja optimaaliset työaikajärjestelyt suhteessa palvelujen ja asiakkaiden tarpeisiin. Myöhemmin on tarkoitus päivittää mitoitus ITU II-vaiheen muutoksia vastaavaksi.

Päätöksentekovastuu Helmi-projektista on ohjausryhmällä, joka on sairaanhoitopiirin laajennettu johtoryhmä. Ohjausryhmä päättää projektin tavoitteista ja tulosmittareista ja määrittelee projektin ajalliset tavoitteet. Projektipäällikkö johtaa projektin suunnittelua ja toimeenpanoa, valmistelee ohjausryhmässä käsiteltävät asiat, huolehtii tiedottamisesta ja valvoo hankkeen läpivientiä sovitun aikataulun mukaisesti. Projektipäällikön apuna on projektiryhmä. Kuten laajennetussa johtoryhmässä, myös projektiryhmässä on edustajat sairaanhoitopiirin henkilöstöllä.

Sairaanhoitopiiri tarvitsee sitoutuneita ja hyvinvoivia ammattilaisia ja työyhteisöjä.  Helmi-projektin tavoitteiden saavuttaminen edellyttää, että sairaanhoitopiirin koko henkilöstöllä on ymmärrys siitä, mitä tehdään, miksi tehdään ja miten on tarkoitus toimia. Yhteistoimintalakikin velvoittaa siihen, että henkilöstöllä on mahdollisuus yhteisymmärryksessä johdon kanssa osallistua sairaanhoitopiirin toiminnan kehittämiseen ja antaa mahdollisuus vaikuttaa omaa työtään ja työyhteisöään koskevien päätösten valmisteluun ja samalla edistää palvelutuotannon tuloksellisuutta tavoitteiden saavuttamiseksi.

Projektisuunnitelmaa käsitellään sairaanhoitopiirin yhteistyöryhmän kokouksessa joulukuun toisella viikolla, se esitellään joulukuun esimiesfoorumissa ja ensi vuoden alussa järjestettävässä henkilöstöinfossa. Viestintään tullaan muutenkin kiinnittämään erityistä huomiota projektin alusta saakka. Yksiköille asiasta laaditaan tiedote ja yksiköt pidetään ajan tasalla projektin etenemisestä. Intranettiin Helmille on tulossa oma sivu.
 

Timo Tammilehto
Timo Tammilehto
henkilöstöjohtaja