Asiakirjajulkisuuskuvaus

Selvitys asiakirjajulkisuuden toteutumisesta (tiedonhallintalaki § 28)

Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi. Lapin sairaanhoitopiirin kuntayhtymä muodostaa laissa mainitun tiedonhallintayksikön.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa kuntalaisille yleiskuvaus Lapin sairaanhoitopiirin kuntayhtymän asiarekistereiden ja palvelujen tiedonhallinnasta.

Lisäksi kuvauksen tavoitteena on auttaa asiakkaita kohdistamaan tietopyyntönsä oikealle viranomaiselle, sekä yksilöimään tietopyynnön sisältö julkisuuslain (621/1999) edellyttämällä tavalla.

Asiakirjakuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa sairaanhoitopiiri käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita. Mahdollisuus saada tieto siitä, mitä tietovarantoja sairaanhoitopiirillä on, palvelee hallinnon avoimuutta.
 

Ohjeita tietopyynnön tekemiseen

Potilashallinnolliset tietopyynnöt

Lapin sairaanhoitopiirin kuntayhtymän asiakirjoja koskevat tietopyynnöt pyydetään toimittamaan kirjaamoon, missä ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo välittää tietopyynnöt eteenpäin oikealle taholle.

Kirjeposti: PL 8041, 96101 Rovaniemi
Sähköposti: kirjaamo@lshp.fi
 

Potilasasiakirjatilaukset potilasasiakirja-arkistoon:

Puhelin: 040 688 8503
Fax: 016 328 2924
Kirjeposti: Lapin sairaanhoitopiiri, Potilaskertomuskeskus, PL 8041, 96101 ROVANIEMI

Potilaalla on oikeus nähdä ja tarkistaa kaikki henkilö- ja potilastietonsa sekä saada ne pyynnöstä kirjallisina ja maksuttomina kerran vuodessa (potilastietoja ei anneta sähköpostitse).

Pyyntö tehdään kirjallisesti tarkoitusta varten laaditulla lomakkeella tai omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä.

Linkki tietopyyntölomakkeeseen:  Lomake: Potilasasiakirjojen tilaus arkistosta
 

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyynnössä tulisi yksilöidä mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko helpottavat hakua huomattavasti.

Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti suullisesti, sähköpostitse tai kirjeitse.
 

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Sairaanhoitopiiri voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

Henkilötietoihin liittyvät tietopyynnöt pyydämme edelleen toimittamaan niitä varten laadituilla lomakkeilla.

Tietosuojariskien vuoksi Lapin sairaanhoitopiirin kuntayhtymä ei käsittele salassapidettäviä potilastietoja sähköpostitse.

Linkki Potilaan oikeudet-sivustolle, jossa henkilötietojen tietopyyntölomakkeita
 

Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaan yksi kuukausi.

Asiakirjan tyypistä riippuen sairaanhoitopiiri voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko paperisina, sähköisinä tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä. Sairaanhoitopiiri voi periä maksun  määriteltyjen perusteiden mukaan.

Linkki ohjesivustolle: Asiakirjoista ja tiedonhausta / käsittelystä ja postituksesta perittävät maksut
 

Tietovarannot ja asiarekisterit palveluittain

Työn alla

Lapin sairaanhoitopiirin asiakirjajulkisuuskuvaus lisätään tälle sivulle tammikuun 2021 aikana.
 

16.12.2020