Asiakirjajulkisuuskuvaus


Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus

Lapin sairaanhoitopiiri ylläpitää asiakirjajulkisuuskuvausta julkisuusperiaatteen ja hallinnon avoimuuden toteuttamista varten tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti.

Asiakirjajulkisuuskuvaus antaa kuntalaisille yleiskuvan Lapin sairaanhoitopiirin kuntayhtymän asiarekistereiden ja palvelujen tiedonhallinnasta.

Lisäksi kuvaus auttaa asiakkaita kohdistamaan tietopyyntönsä oikealle viranomaiselle sekä yksilöimään tietopyynnön sisällön julkisuuslain (621/1999) edellyttämällä tavalla.

Asiakirjajulkisuuskuvaus antaa kuntalaisille yleiskuvan Lapin sairaanhoitopiirin kuntayhtymän asiarekistereiden ja palvelujen tiedonhallinnasta.
 

Ohjeita tietopyynnön tekemiseen


Potilashallinnolliset tietopyynnöt

Lapin sairaanhoitopiirin kuntayhtymän asiakirjoja koskevat tietopyynnöt pyydetään toimittamaan kirjaamoon, missä ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo välittää tietopyynnöt eteenpäin oikealle taholle.

Kirjeposti: PL 8041, 96101 Rovaniemi
Sähköposti: kirjaamo@lshp.fi
 

Potilasasiakirjatilaukset potilasasiakirja-arkistoon:

Puhelin: 040 688 8503
Fax: 016 328 2924
Kirjeposti: Lapin sairaanhoitopiiri, Potilaskertomuskeskus, PL 8041, 96101 ROVANIEMI

Potilaalla on oikeus nähdä ja tarkistaa kaikki henkilö- ja potilastietonsa sekä saada ne pyynnöstä kirjallisina ja maksuttomina kerran vuodessa (potilastietoja ei anneta sähköpostitse).

Pyyntö tehdään kirjallisesti tarkoitusta varten laaditulla lomakkeella tai omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä.

Linkki tietopyyntölomakkeeseen:  Lomake: Potilasasiakirjojen tilaus arkistosta
 

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyynnössä tulisi yksilöidä mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko helpottavat hakua huomattavasti.

Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti suullisesti, sähköpostitse tai kirjeitse.
 

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Sairaanhoitopiiri voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

Henkilötietoihin liittyvät tietopyynnöt pyydämme edelleen toimittamaan niitä varten laadituilla lomakkeilla.

Tietosuojariskien vuoksi Lapin sairaanhoitopiirin kuntayhtymä ei käsittele salassapidettäviä potilastietoja sähköpostitse.

Linkki Potilaan oikeudet-sivustolle, jossa henkilötietojen tietopyyntölomakkeita
 

Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaan yksi kuukausi.

Asiakirjan tyypistä riippuen sairaanhoitopiiri voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko paperisina, sähköisinä tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä. Sairaanhoitopiiri voi periä maksun  määriteltyjen perusteiden mukaan.

Linkki ohjesivustolle: Asiakirjoista ja tiedonhausta / käsittelystä ja postituksesta perittävät maksut
 

Tietopyynnöissä käytettävät hakutekijät

Tietopyynnön hakutekijä voi olla esimerkiksi henkilötunnus, henkilön/asian/asiakirjan/toimittajan nimi, asianumero, laskun numero tai sopimusnumero.
 

Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla

Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

 

Tietovarannot ja asiarekisterit palveluittain

Lapin sairaanhoitopiirissä syntyvistä ja sairaanhoitopiirille saapuvista tiedoista muodostuu tietovarantoja, joita käsitellään tietojärjestelmien avulla tai käsin. Tietovarannolla tarkoitetaan tiettyä tarkoitusta varten muodostettua tietojen muodostamaa tietoaineistoa tai tietoaineistojen kokoelmaa.
 

Lapin sairaanhoitopiirin käytössä olevat tietovarannot, niiden käyttötarkoitukset, keskeiset tietoaineistot ja tietojärjestelmät


Hallinnon ja päätöksenteon tietovaranto

  Tietojen käyttötarkoitus Keskeiset tietoaineistot Tietojärjestelmät
Päätöksenteon tietovaranto Päätöksenteko ja seuranta Päätöksentekoon ja seurantaan liittyvät asiakirjat, sidonnaisuus-ilmoitukset Päätöksenteon tietojärjestelmät, sähköisen asioinnin järjestelmät
Tiedonhallinnan tietovaranto Tiedon ohjaus, analogisten potilasasiakirjojen hallinta Tiedonhallinnan ohjaamiseen liittyvät asiakirjat Asianhallinta-järjestelmä, sähköinen arkisto
Hankintojen ja materiaalihallinnon tietovaranto Hankintojen ja materiaalivirtojen hallinta ja toteutus Hankintojen suunnitteluun ja toteutukseen liittyvät asiakirjat, materiaalihallinnon tiedot Hankintojen rekisteröintijärjestelmä, asianhallintajärjestelmä, materiaalihallinnon järjestelmä
Sopimusten tietovaranto Sopimusten tekeminen Sopimusasiakirjat Asianhallintajärjestelmä, hankintojen rekisteröintijärjestelmä, paperiarkisto

 

Henkilöstöhallinnon tietovaranto

  Tietojen käyttötarkoitus Tietoaineistot Tietojärjestelmät
Henkilöstöasioiden tietovaranto Palvelussuhteeseen ottaminen ja palvelussuhteen hallinta Palvelussuhdeasioihin liittyvät asiakirjat Henkilöstön rekrytointijärjestelmä, palvelussuhteen hallinnointijärjestelmä, työajanseuranta- ja  työvuorosuunnittelu-järjestelmät, tilanvarausjärjestelmä, kulunvalvonta-järjestelmä, koulutusjärjestelmä, sähköinen arkisto


Taloushallinnon tietovaranto

  Tietojen käyttötarkoitus Tietoaineistot Tietojärjestelmät
Taloussuunnittelun ja -seurannan tietovaranto Talouden suunnittelu ja seuranta Taloussuunnittelun ja -seurannan asiakirjat Kirjanpitojärjestelmä
Taloudenhallinnan tietovaranto Talouden hallinta Taloushallinnan asiakirjat Ostolaskujärjestelmät, laskutusjärjestelmät, maksuliikennejärjestelmä, kirjanpitojärjestelmä

 


Potilas- ja asiakastietojen tietovaranto

  Tietojen käyttötarkoitus Tietoaineistot Tietojärjestelmät
Potilas- ja asiakastietojen tietovaranto Tutkimuksen ja hoidon suunnittelu, järjestäminen, toteutus ja seuranta Potilastiedot Potilastietojärjestelmä ja hoidon tukijärjestelmät, kuvantamistutkimusten järjestelmät
Potilas- ja asiakashallinnon tietovaranto Potilashallinnon ja potilaiden sekä asiakkaiden tietopyynnöt, potilas- ja asiakasreklamaatiot Potilaiden ja asiakkaiden lähettämät tietopyynnöt ja reklamaatiot käsittely- ja asiakirjatietoineen sekä tutkijoiden tutkimuspyynnöt Potilas- ja asiakastietojärjestelmä, asianhallintajärjestelmä, paperiarkisto


14.5.2021