Asiakirjajulkisuuskuvaus
Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus
Lapin sairaanhoitopiiri ylläpitää asiakirjajulkisuuskuvausta julkisuusperiaatteen ja hallinnon avoimuuden toteuttamista varten tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti.
Asiakirjajulkisuuskuvaus antaa kuntalaisille yleiskuvan Lapin sairaanhoitopiirin kuntayhtymän asiarekistereiden ja palvelujen tiedonhallinnasta.
Lisäksi kuvaus auttaa asiakkaita kohdistamaan tietopyyntönsä oikealle viranomaiselle sekä yksilöimään tietopyynnön sisällön julkisuuslain (621/1999) edellyttämällä tavalla.
Asiakirjajulkisuuskuvaus antaa kuntalaisille yleiskuvan Lapin sairaanhoitopiirin kuntayhtymän asiarekistereiden ja palvelujen tiedonhallinnasta.
Ohjeita tietopyynnön tekemiseen
Potilashallinnolliset tietopyynnöt
Lapin sairaanhoitopiirin kuntayhtymän asiakirjoja koskevat tietopyynnöt pyydetään toimittamaan kirjaamoon, missä ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo välittää tietopyynnöt eteenpäin oikealle taholle.
Kirjeposti: PL 8041, 96101 Rovaniemi
Sähköposti: kirjaamo@lshp.fi
Potilasasiakirjatilaukset potilasasiakirja-arkistoon:
Puhelin: 040 688 8503
Fax: 016 328 2924
Kirjeposti: Lapin sairaanhoitopiiri, Potilaskertomuskeskus, PL 8041, 96101 ROVANIEMI
Potilaalla on oikeus nähdä ja tarkistaa kaikki henkilö- ja potilastietonsa sekä saada ne pyynnöstä kirjallisina ja maksuttomina kerran vuodessa (potilastietoja ei anneta sähköpostitse).
Pyyntö tehdään kirjallisesti tarkoitusta varten laaditulla lomakkeella tai omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä.
Linkki tietopyyntölomakkeeseen: Lomake: Potilasasiakirjojen tilaus arkistosta
Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyynnössä tulisi yksilöidä mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko helpottavat hakua huomattavasti.
Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti suullisesti, sähköpostitse tai kirjeitse.
Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Sairaanhoitopiiri voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.
Henkilötietoihin liittyvät tietopyynnöt pyydämme edelleen toimittamaan niitä varten laadituilla lomakkeilla.
Tietosuojariskien vuoksi Lapin sairaanhoitopiirin kuntayhtymä ei käsittele salassapidettäviä potilastietoja sähköpostitse.
Linkki Potilaan oikeudet-sivustolle, jossa henkilötietojen tietopyyntölomakkeita
Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat
Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaan yksi kuukausi.
Asiakirjan tyypistä riippuen sairaanhoitopiiri voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko paperisina, sähköisinä tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä. Sairaanhoitopiiri voi periä maksun määriteltyjen perusteiden mukaan.
Linkki ohjesivustolle: Asiakirjoista ja tiedonhausta / käsittelystä ja postituksesta perittävät maksut
Tietopyynnöissä käytettävät hakutekijät
Tietopyynnön hakutekijä voi olla esimerkiksi henkilötunnus, henkilön/asian/asiakirjan/toimittajan nimi, asianumero, laskun numero tai sopimusnumero.
Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla
Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.
Tietovarannot ja asiarekisterit palveluittain
Lapin sairaanhoitopiirissä syntyvistä ja sairaanhoitopiirille saapuvista tiedoista muodostuu tietovarantoja, joita käsitellään tietojärjestelmien avulla tai käsin. Tietovarannolla tarkoitetaan tiettyä tarkoitusta varten muodostettua tietojen muodostamaa tietoaineistoa tai tietoaineistojen kokoelmaa.
Lapin sairaanhoitopiirin käytössä olevat tietovarannot, niiden käyttötarkoitukset, keskeiset tietoaineistot ja tietojärjestelmät
Hallinnon ja päätöksenteon tietovaranto
|
Tietojen käyttötarkoitus
|
Keskeiset tietoaineistot
|
Tietojärjestelmät
|
Päätöksenteon tietovaranto
|
Päätöksenteko ja seuranta |
Päätöksentekoon ja seurantaan liittyvät asiakirjat, sidonnaisuus-ilmoitukset |
Päätöksenteon tietojärjestelmät, sähköisen asioinnin järjestelmät |
Tiedonhallinnan tietovaranto
|
Tiedon ohjaus, analogisten potilasasiakirjojen hallinta |
Tiedonhallinnan ohjaamiseen liittyvät asiakirjat |
Asianhallinta-järjestelmä, sähköinen arkisto |
Hankintojen ja materiaalihallinnon tietovaranto
|
Hankintojen ja materiaalivirtojen hallinta ja toteutus |
Hankintojen suunnitteluun ja toteutukseen liittyvät asiakirjat, materiaalihallinnon tiedot |
Hankintojen rekisteröintijärjestelmä, asianhallintajärjestelmä, materiaalihallinnon järjestelmä |
Sopimusten tietovaranto
|
Sopimusten tekeminen |
Sopimusasiakirjat |
Asianhallintajärjestelmä, hankintojen rekisteröintijärjestelmä, paperiarkisto |
Henkilöstöhallinnon tietovaranto
|
Tietojen käyttötarkoitus
|
Tietoaineistot
|
Tietojärjestelmät
|
Henkilöstöasioiden tietovaranto
|
Palvelussuhteeseen ottaminen ja palvelussuhteen hallinta |
Palvelussuhdeasioihin liittyvät asiakirjat |
Henkilöstön rekrytointijärjestelmä, palvelussuhteen hallinnointijärjestelmä, työajanseuranta- ja työvuorosuunnittelu-järjestelmät, tilanvarausjärjestelmä, kulunvalvonta-järjestelmä, koulutusjärjestelmä, sähköinen arkisto |
Taloushallinnon tietovaranto
|
Tietojen käyttötarkoitus
|
Tietoaineistot
|
Tietojärjestelmät
|
Taloussuunnittelun ja -seurannan tietovaranto
|
Talouden suunnittelu ja seuranta |
Taloussuunnittelun ja -seurannan asiakirjat |
Kirjanpitojärjestelmä |
Taloudenhallinnan tietovaranto
|
Talouden hallinta |
Taloushallinnan asiakirjat |
Ostolaskujärjestelmät, laskutusjärjestelmät, maksuliikennejärjestelmä, kirjanpitojärjestelmä |
Potilas- ja asiakastietojen tietovaranto
|
Tietojen käyttötarkoitus
|
Tietoaineistot
|
Tietojärjestelmät
|
Potilas- ja asiakastietojen tietovaranto
|
Tutkimuksen ja hoidon suunnittelu, järjestäminen, toteutus ja seuranta |
Potilastiedot |
Potilastietojärjestelmä ja hoidon tukijärjestelmät, kuvantamistutkimusten järjestelmät |
Potilas- ja asiakashallinnon tietovaranto
|
Potilashallinnon ja potilaiden sekä asiakkaiden tietopyynnöt, potilas- ja asiakasreklamaatiot |
Potilaiden ja asiakkaiden lähettämät tietopyynnöt ja reklamaatiot käsittely- ja asiakirjatietoineen sekä tutkijoiden tutkimuspyynnöt |
Potilas- ja asiakastietojärjestelmä, asianhallintajärjestelmä, paperiarkisto |
14.5.2021
Julkaistu 16.12.2020 klo 16.00, päivitetty 14.5.2021 klo 10.35